Rückblick auf ein Jahr mit PSM: Vom Testlauf zur operativen Transformation
Rückblick auf ein Jahr mit PSM: Vom Testlauf zur operativen Transformation
Über PSM
PSM Austria ist ein etabliertes österreichisches Sicherheitsunternehmen mit über 200 Mitarbeitenden. Der operative Alltag ist geprägt von wechselnden Einsatzorten, unterschiedlichen Schichtmodellen und hohen Anforderungen an Zuverlässigkeit und Qualität.
Gerade in diesem Umfeld sind präzise Planung, transparente Arbeitszeiten und konsistente Prozesse entscheidend – sowohl für die operative Exzellenz als auch für das Vertrauen von Mitarbeitenden und Kunden.
Einer unserer ersten Vorzeigekunden
Vor einem Jahr entschied sich PSM, neue Wege zu gehen, und wurde einer unserer ersten Flagship-Kunden. Die Ziele waren klar definiert:
- Operative Kontrolle erhöhen – Effizienz und Effektivität in der täglichen Arbeit steigern
- Manuelle Aufwände reduzieren – weniger Administration, mehr Zeit für das Wesentliche
- Fehler in der Dienstplanung eliminieren – keine Überschneidungen, keine vergessenen Dienste
- Risiken minimieren – verpasste Schichten, verspätete Check-ins und fehlende Daten verhindern
- Alle Personaldaten zentral und revisionssicher verfügbar machen
- Compliance sicherstellen – den steigenden regulatorischen Anforderungen und strengeren Auflagen in der Sicherheitsbranche gerecht werden
Was als Test begann, entwickelte sich rasch zu einer tiefgreifenden operativen Veränderung.
Ein Jahr in Zahlen
- Planungszeit: Von Stunden auf Minuten reduziert
Die zuvor verteilten Prozesse wurden in einem durchgängigen, auditierbaren System zusammengeführt.
Dienstplanung: Von Stunden zu Minuten
Vor der Einführung von OnDuty war die Dienstplanung zeitintensiv und fehleranfällig. Änderungen führten häufig zu Nacharbeit, manuellen Prüfungen und Unsicherheiten.
Mit dem intelligenten Planungstool von OnDuty:
- ✓ Dienste werden innerhalb weniger Minuten erstellt
- ✓ Das System erkennt Überschneidungen, Ruhezeitverletzungen und Verfügbarkeitskonflikte automatisch
- ✓ Plausibilitätsprüfungen greifen bereits während der Planung
- ✓ Jede Änderung wird automatisch dokumentiert und ist nachvollziehbar
Ergebnis: Ein einziger Disponent steuert zuverlässig ein Volumen, das zuvor deutlich mehr Ressourcen erforderte.
Lohnabrechnung ohne Systembrüche
Im Laufe des Jahres wurden Hunderte Lohnabrechnungen direkt auf Basis der operativen Daten erstellt.
Da alle Arbeitszeiten, Dienständerungen, Abwesenheiten und Korrekturen zentral und konsistent auf der OnDuty-Plattform vorliegen:
- ✓ Schnellere Abrechnung – keine manuelle Datenübertragung erforderlich
- ✓ Vollständige Transparenz – jede Stunde ist nachvollziehbar
- ✓ Revisionssichere Daten – alle Änderungen automatisch dokumentiert
Manuelle Abstimmungen zwischen Systemen gehören der Vergangenheit an.
Operative Kontrolle, Risiko & Compliance
Audit-sichere Dokumentation als Standard
Ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit ist das integrierte Audit-Log. Für Sicherheitsunternehmen ist Nachvollziehbarkeit keine Option – sie ist Pflicht.
Was das für PSM bedeutet:
- ✓ Alle Dienstpläne, Änderungen und Arbeitszeiten sind historisch gespeichert
- ✓ Jede Anpassung ist zeitlich und organisatorisch nachvollziehbar
- ✓ Änderungen werden automatisch dokumentiert – ohne manuellen Aufwand
- ✓ Revisionssichere Daten für interne und externe Prüfungen jederzeit verfügbar
Diese Transparenz erleichtert nicht nur den operativen Alltag, sondern schafft auch Vertrauen bei Mitarbeitenden, Management und externen Prüfern.
Was das Wachpersonal sagt
Auch auf operativer Ebene zeigte sich der Effekt schnell:
- Klare Dienstpläne → Weniger Rückfragen, mehr Planungssicherheit
- Weniger kurzfristige Änderungen → Bessere Work-Life-Balance
- Transparente Arbeitszeiten → Keine Diskussionen bei der Abrechnung
- Vertrauen in das System → Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Zuverlässige Prozesse wirken sich direkt auf Motivation und Zufriedenheit aus.
Grundlage für strukturierte Prozessqualität
Neben der Effizienz entstand ein weiterer wichtiger Effekt: strukturierte Prozessqualität.
- Standardisierte Abläufe → Konsistente Prozesse unternehmensweit
- Zentrale Datenhaltung → Eine Single Source of Truth
- Automatische Prüfungen → Fehler werden verhindert, nicht korrigiert
Durch diese Maßnahmen konnte PSM Overhead- und Opportunitätskosten senken und gleichzeitig die Qualität der internen Prozesse nachhaltig verbessern.
Damit wurde die operative Grundlage für ein systematisches Qualitätsmanagement geschaffen.
Ein Jahr später: Die Transformation
Was als Versuch begann, wurde zu einer messbaren Transformation.
Mit einer Plattform, klaren Prozessen und automatisierter Logik hat PSM bewiesen: Moderne Workforce-Management-Lösungen liefern konkrete, messbare Ergebnisse im realen Betrieb.
Und dies ist erst der Anfang.
Der Rückblick auf dieses erste Jahr mit PSM zeigt, wie wirkungsvoll die richtige Technologie sein kann – für operative Effizienz, Compliance und Mitarbeiterzufriedenheit.
Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und die nächsten Meilensteine.
Bereit für Ihre Transformation?
Erfahren Sie, wie OnDuty auch Ihr Sicherheitsunternehmen bei operativer Kontrolle, Compliance und Effizienz unterstützen kann.